راهاندازی کال سنتر از صفر تا 100 + عایق صوتی تخصصی
راهاندازی کال سنتر فقط خرید چند سیستم، نصب تلفن و استخدام اپراتور نیست. یک مرکز تماس زمانی میتواند عملکرد مناسبی داشته باشد که زیرساخت فنی، چیدمان فضا، تعداد اپراتورها، تجهیزات و شرایط محیطی آن از ابتدا به‌درستی طراحی شوند. یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی که معمولاً در مراحل اولیه راهاندازی نادیده گرفته می‌شود، کنترل صدا و طراحی آکوستیک فضای مرکز تماس است.
در یک مرکز تماس کال سنتر ممکن است ده‌ها اپراتور به‌صورت همزمان مشغول مکالمه باشند. اگر صدا در محیط کنترل نشود، مکالمات در فضا منتشر می‌شوند، صدای افراد با یکدیگر تداخل پیدا می‌کند و تمرکز اپراتورها کاهش پیدا می‌کند. به همین دلیل، اگر قصد راهاندازی کال سنتر دارید، بهتر است از همان زمان انتخاب محل، طراحی پلان و چیدمان میزها باید مشخص شود که چه راهکارهایی برای کنترل بازتاب و انتقال صدا لازم است.
در ادامه خواهید دید چرا برای راهاندازی کال سنتر به تیم تخصصی عایق صدا و آکوستیک نیاز دارید. گروه مولوی تجربه راهاندازی کال سنتر استاندارد برای مجموعه‌هایی مانند سداد، شاتل، شهر فرش و لوازم خانگی، باران ۳۶۰ و نوبیتکس را دارد.
برای مشاوره رایگان کلیک کنید و تماس بگیریدبرای راهاندازی مرکز تماس از کجا شروع کنیم؟
راهاندازی یک مرکز تماس حرفه‌ای به برنامه‌ریزی دقیق در چند حوزه مختلف نیاز دارد. پیش از سفارش تجهیزات یا استخدام نیرو باید ساختار کلی پروژه مشخص شود. مراحل کلی این فرآیند به شرح زیر است:
- ابتدا هدف و حجم تماسهای ورودی و خروجی مجموعه را مشخص کنید و بر اساس آن تعداد کارشناسان مورد نیاز را برآورد کنید.
- فضای فیزیکی مناسب را با توجه به تعداد پرسنل و امکان توسعه در آینده انتخاب کنید.
- زیرساخت نرم‌افزاری و سخت‌افزاری از جمله سیستم VOIP و نرم‌افزار مدیریت تماس را تهیه کنید.
- کارشناسان را استخدام و آموزش دهید تا با استانداردهای پاسخگویی کسب‌وکار آشنا شوند.
- فضای کاری را از نظر آکوستیک و عایق صوتی آماده کنید تا کیفیت صدا و تمرکز کارشناسان تضمین شود.
اکثر این مراحل در برنامه‌ریزی مدیران جای دارد اما بخش آخر یعنی آماده‌سازی صوتی فضا معمولا تا اواخر پروژه یا حتی بعد از شروع کار به آن پرداخته نمی‌شود. همین تاخیر هزینه‌های اضافی و افت کیفیت کار در ماه‌های ابتدایی راهاندازی کال سنتر را به همراه می‌آورد.
چرا عایق صوتی مهم‌ترین بخش راهاندازی مرکز تماس است؟
در یک کال سنتر ده‌ها کارشناس همزمان با مشتریان صحبت می‌کنند. این حجم از گفت‌وگوی همزمان در فضایی با سطوح سخت و صاف مثل سقف، دیوار و کف باعث پژواک و شلوغی صوتی می‌شود. نتیجه این وضعیت کاهش وضوح صدا برای مشتری، خستگی شنیداری کارشناسان و افت بهره‌وری کل تیم است.
در این نقطه باید بین دو مفهوم تفاوت قائل شد. عایق صوتی به معنای جلوگیری از انتقال صدا بین فضاها است در حالی که آکوستیک کردن فضا به کنترل کیفیت صدا در داخل همان فضا اشاره دارد. یک کال سنتر برای عملکرد درست به هر دو نیاز دارد. هم باید صدای بخشهای دیگر شرکت وارد سالن کال سنتر نشود هم باید پژواک و همهمه داخل همان سالن کنترل شود. استانداردهایی مانند WELL Building Standard نیز آسایش صوتی محیط‌های اداری را یکی از الزامات اصلی طراحی فضای کار سالم می‌دانند.
گروه مولوی پیش از هر اجرا میزان دسی‌بل فضا را اندازه‌گیری علمی می‌کند و بعد از اجرا نیز همین اندازه‌گیری را تکرار می‌کند تا نتیجه کار قابل اثبات باشد. این پروژه‌ها با ضمانت بازگشت وجه در صورت عدم رسیدن به هدف دسی‌بل و ضمانت اجرای دو ساله همراه است.
سقف مرکز تماس؛ یکی از مهم‌ترین سطوح برای کنترل صدا
سقف و دیوارهای صاف در سالن کال سنتر بیشترین سهم را در ایجاد پژواک دارند. صدای کارشناسان از این سطوح بازتاب پیدا می‌کند و دوباره به فضا برمی‌گردد. همین بازتاب باعث می‌شود کارشناسان مجبور شوند صدای خود را بالا ببرند و این چرخه به‌مرور کل سالن را پرسروصدا می‌کند.
راه‌حل درست نصب پنل‌های آکوستیک با جنس مناسب روی سقف و دیوار است. توصیه می‌کنیم از پنل‌های فوم اکیدا خودداری کنید، چون این پنل‌ها با گذشت زمان ذرات خود را در هوا پخش می‌کنند و برای سلامت کارشناسانی که ساعت‌ها در این فضا حضور دارند مناسب نیست. وول پنل گزینه ایمن و اثبات‌شده برای این کاربرد هستند.
گروه مولوی برای عایق صدا برای سقف از طرح‌ها و رنگ‌های متنوعی استفاده می‌کند و امکان اختصاصی‌سازی طرح بر اساس هویت بصری برند مشتری نیز وجود دارد. این موضوع باعث می‌شود عایق صوتی علاوه بر عملکرد فنی، ظاهر حرفه‌ای سالن را نیز حفظ کند.
استفاده از پارتیشن آکوستیک بین میزهای اپراتورها
حتی با عایق‌کاری کامل سقف و دیوار همچنان صدای میزهای مجاور میتواند تمرکز کارشناسان را مختل کند. استفاده از پارتیشن آکوستیک بین ایستگاه‌های کاری این مشکل را برطرف می‌کند. این پارتیشن‌ها صدای مستقیم بین دو کارشناس مجاور را جذب می‌کنند و باعث می‌شوند هر کارشناس بتواند بدون مزاحمت صوتی همکار کناری با مشتری صحبت کند. این راهکار به‌ویژه در سالن‌های باز و بدون دیوار داخلی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
دیوارهای مرکز تماس چگونه باید طراحی شوند؟
دیوارها فقط برای زیبایی یا تقسیم‌بندی فضا نیستند. در یک مرکز تماس، دیوارها می‌توانند در کنترل بازتاب و انتقال صدا نقش مهمی داشته باشند.
اگر بخش زیادی از دیوارها از سطوح سخت تشکیل شده باشند، صدای مکالمات در محیط بازتاب پیدا می‌کند. استفاده از پنل‌های آکوستیک میتواند بخشی از این انرژی صوتی را جذب کند و کیفیت صوتی محیط را بهبود دهد.
یکی از مزیت‌های راهکارهای آکوستیک گروه مولوی، امکان انتخاب از میان طرح‌ها و رنگ‌های مختلف و هماهنگ کردن آن‌ها با طراحی داخلی پروژه است. بنابراین طراحی آکوستیک لازم نیست به شکل یک فضای صنعتی و تکراری اجرا شود.
موکت آکوستیک؛ کاهش پژواک از کف سالن
کف سالن نیز مانند سقف و دیوار در انتقال و بازتاب صدا نقش دارد. صدای قدم‌زدن، حرکت صندلی و حتی برخورد اشیا روی کف سخت به پژواک کلی فضا اضافه می‌شود. استفاده از موکت آکوستیک این نوع صداها را جذب می‌کند و سهم کف در شلوغی صوتی سالن را به حداقل می‌رساند. این محصول در طرح‌های متنوع عرضه می‌شود و میتواند همزمان با نقش فنی، به هماهنگی بصری فضا نیز کمک کند.
آیا کال سنتر به سایلنت روم نیاز دارد؟
در بسیاری از پروژه‌های مرکز تماس، وجود یک سایلنت روم میتواند یک مزیت مهم باشد. سایلنت روم فضایی جداگانه با شرایط صوتی کنترل‌شده است که میتواند برای مکالمات حساس، جلسات آنلاین، تماسهای مدیریتی، بررسی شکایات یا فعالیتهایی که به تمرکز بیشتری نیاز دارند استفاده شود.
برای مثال ممکن است یک مدیر یا سرپرست نیاز داشته باشد تماس مهمی را بدون صدای پس‌زمینه سالن اصلی انجام دهد. یا برخی کارکنان برای انجام تماسهای خاص به فضایی آرام‌تر نیاز داشته باشند.
در چنین شرایطی استفاده از یک فضای جداگانه بهتر از این است که تمام سالن اصلی را برای رسیدن به سطح سکوت یکسان طراحی کنیم.
چیدمان مرکز تماس چه تأثیری بر کنترل صدا دارد؟
پیش از خرید میز و شروع اجرای دکوراسیون باید به نحوه چیدمان اپراتورها فکر کرد. چیدمان میزها میتواند میزان انتقال مستقیم صدا بین کارکنان را تحت تأثیر قرار دهد. فاصله افراد، جهت قرارگیری میزها، استفاده از دیوایدر و محل قرارگیری بخشهای مختلف باید در کنار طراحی صوتی بررسی شوند.
برای مثال قرار دادن تعداد زیادی اپراتور در یک سالن کوچک بدون طراحی مناسب، نیاز پروژه به کنترل صدا را افزایش میدهد. از طرف دیگر، ایجاد فضاهای جداگانه برای مدیریت، جلسات، تماسهای حساس و استراحت میتواند از تمرکز تمام فعالیت‌ها در یک سالن جلوگیری کند.
به همین دلیل بهتر است طراحی کال سنتر را یک مجموعه یکپارچه در نظر بگیرید. تجهیزات، مبلمان، چیدمان و آکوستیک نباید به‌صورت کاملاً جدا از یکدیگر طراحی شوند.
چرا گروه مولوی برای طراحی کال سنتر انتخاب کنید؟
گروه مولوی با بیش از ۱۲ سال تجربه در طراحی و اجرای پروژه‌های آکوستیک، استانداردهای بین‌المللی را در ده‌ها پروژه سراسر کشور بومی‌سازی کرده است. چهار مزیت زیر تفاوت همکاری با گروه مولوی را نشان میدهد.
برندهایی مانند شاتل، درگاه سداد، شهر فرش و نوبیتکس به تخصص ما اعتماد کرده‌اند.
سوالات متداول شما درباره کال سنتر / مرکز تماس
بهترین زمان، مرحله طراحی و انتخاب فضا است. در این مرحله میتوان چیدمان میزها، محل بخشهای مختلف، سقف، دیوارها و نیاز به عایق صوتی را پیش از اجرای دکوراسیون بررسی کرد.
خیر. پنل آکوستیک میتواند بازتاب صدا در داخل محیط را کاهش دهد، اما اگر مشکل اصلی انتقال صدا به اتاقهای مجاور یا بیرون از ساختمان باشد، باید ساختار دیوار، سقف، درها و سایر مسیرهای انتقال صدا نیز بررسی شوند.
معمولاً باید ترکیبی از اصلاح سقف و دیوارهای آکوستیک، دیوایدر بین میزها و طراحی مناسب کف بررسی شود. انتخاب ترکیب نهایی به ابعاد سالن، تعداد اپراتورها و ساختار ساختمان بستگی دارد.
بله. سایلنت روم میتواند برای تماسهای حساس، جلسات آنلاین، مکالمات مدیریتی یا فعالیتهایی که به تمرکز بیشتری نیاز دارند، فضای جداگانه و کنترلشدهای فراهم کند.
در صورت وجود دیوارهای سبک، سقف مشترک، درهای نامناسب یا مسیرهای باز انتقال صدا، این اتفاق ممکن است رخ دهد. برای رفع مشکل باید مسیر دقیق انتقال صدا بررسی و راهکار عایق صوتی متناسب با همان مسیر طراحی شود.
گروه مولوی با بررسی شرایط پروژه میتواند راهکارهای مرتبط با آکوستیک سقف و دیوار، دیوایدرهای آکوستیک، موکت آکوستیک، سایلنت روم و عایق صوتی فضا برای کنترل انتقال صدا را طراحی و اجرا کند.
سوال یا نیاز به مشاوره دارید؟
کارشناسان گروه مولوی آماده پاسخگویی به شما هستند. مستقیم با ما تماس بگیرید.
09128665014 تماس مستقیم با کارشناس- بیش از ۱۱ سال تجربه در عایق صوتی و آکوستیک
- مشاوره و بازدید رایگان از محل
